Das Wohn- und Pflegezentrum Rosengarten in Kleinandelfingen zählt für die Versorgung seiner Bewohnerinnen und Bewohner seit rund einem Jahr auf die digitale Beschaffungsplattform HARTMANN easy. Wir konnten mit Envera Assaf und Rebecca Köppel über ihre Erfahrungen sprechen.

Rebecca Köppel, gehört das Beschaffen von medizinischen Verbrauchsmaterialien zu Ihrer Kernkompetenz?
Nein, wie in allen Alters- und Pflegeheimen läuft das «nebenbei» (lacht). Ich bin ausgebildete Pflegefachfrau und seit drei Jahren im WPZ Rosengarten tätig. Hauptsächlich bin ich für die Pflege unserer rund 48 Bewohnerinnen und Bewohner zuständig. Wir sind immer ein Team von rund neun Personen, die gleichzeitig im Dienst sind. Neben meiner Aufgabe als Tagesverantwortliche kümmere ich mich um die Visiten, das Medikamentenmanagement, die Pflege meiner Bezugspersonen oder die Pflegeplanung. Das Beschaffen des richtigen Materials ist sehr wichtig, und doch können wir dafür nicht zu viel Zeit aufwenden. 

Hat die Einführung von HARTMANN easy etwas an Ihrem Arbeitsalltag verändert?
Ja. Die Zusammenarbeit mit der IVF HARTMANN AG erleichtert die Materialbeschaffung enorm. Ich arbeite auf HARTMANN easy mit digitalen Listen, die ich fortlaufend aktualisiere. So habe ich immer den Überblick darüber, was wir an Lager haben und was allenfalls fehlt. Wenn ein Produkt fehlt, lege ich es im HARTMANN easy Shop in den Warenkorb und sammle die Produkte für die nächste Bestellung. Diese konstante Befüllung des Warenkorbs ist ein grosser Vorteil eines Online-Systems und ersetzt die unübersichtliche und umständliche handschriftliche Erinnerung sowie interne Übergaben. Wenn ich abwesend bin, muss ich meinen Kollegen keinen Hinweis auf die fehlenden Produkte für die Bewohner geben. Das Material wird automatisch mitbestellt, da es sich ja bereits im Warenkorb befindet. Und wir arbeiten mit einer Favoritenliste, auf der die am häufigsten benötigten Produkte auf einen Blick ersichtlich sind. Das spart alles viel Zeit.

Gab es auch schon Probleme mit HARTMANN easy?
Kaum! Ich übernahm das Bestellwesen praktisch ohne Einführung von meiner Vorgängerin, weshalb ich mir selbstständig einen Überblick verschafft habe, wie HARTMANN easy funktioniert, welche Produkte wir beziehen, wo ich diese im Shop finde und so weiter. Das war alles sehr einfach, selbsterklärend und verständlich. Bei Fragen hatte IVF HARTMANN immer ein offenes Ohr, und wir konnten bei Unklarheiten mit dem Kundendienst per Mail, Chatfunktion oder Telefon immer rasch eine Lösung finden. Auch für negative Feedbacks zeigte sich der Kundendienst offen. Ein Missverständnis bezüglich der Rücknahme von leeren Kartonsammelbehältern konnten wir zum Beispiel per Telefon nachhaltig lösen. 

Wie oft nutzen Sie HARTMANN easy?
Das regelmässige Befüllen des Warenkorbs hat sich im Alltag gut bewährt. Damit der Beschaffungsprozess möglichst nachhaltig ist, löse ich aber nur etwa alle drei Wochen eine Bestellung aus. Wir versuchen Zwischenbestellungen wenn immer möglich zu vermeiden. Das klappt sehr gut.

 

Wie nahmen Sie den Bestellprozess während der Corona-Pandemie wahr?
Zu Beginn der Pandemie wurden wir bei der Bestellung von Atemschutzmasken von unserem Kundebetreuer über die höheren Preise aufgrund der gestiegenen Transportkosten informiert. Der Informationsfluss war sehr transparent. Wir haben die Bestellmenge gemeinsam angepasst und so die Kosten optimiert. Seither wissen wir immer, woran wir sind und wie die Produkte lieferbar sind. Diese Offenheit schätzen wir sehr

Envera Assaf, Sie sind als Pflegedienstleiterin im WPZ Rosengarten unter anderem für die Ressourcenplanung und das Qualitätsmanagement zuständig. Wie erleben Sie HARTMANN easy?
Gerade in der aktuellen Situation nimmt die Personalführung und die interne Kommunikation viel Zeit in Anspruch. Gleichzeitig sind das Qualitätsmanagement und die Ressourcenplanung wichtiger denn je. Die Beschaffung von Verbrauchsmaterial darf im Arbeitsalltag nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Hier unterstützt uns HARTMANN easy merklich.

HARTMANN easy ermöglicht es Pflegeheimen Zeit und Kosten zu sparen. Die Bestellung der medizinischen Verbrauchsgüter für die Bewohner findet über nur eine einzige Plattform statt. So kann sich das Personal auf seine Kernaufgabe konzentrieren – die Pflege und Betreuung der Klientinnen und Klienten. 

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